دستگاه حضور و غیاب دستگاهی است که همانند نامش برای ثبت اطلاعات ورود و خروج مورد استفاده قرار می گیرد. اگر در محل کارتان از سیستم دستی و دفتری برای حضور و غیاب استفاده می کنید، ممکن است با مشکلاتی مواجه شده باشید. از این مشکلات میتوان به عدم تطابق دقیق، فراموش کردن ثبت و زمان بر بودن پروسه اشاره کرد.

بنابرین حتی در شرکت های کوچک تر هم نیاز به وجود دستگاه حضور غیاب وجود دارد. این دستگاه ها به روش های مختلفی اطلاعات را ثبت می کنند. برخی با اثر انگشت، اسکن چهره، کارت و یا رمز عبور. شیوه تشخیص در همه روش ها تقریبا شبیه هم است. در ابتدا به هر فرد یک کد اختصاص داده می شود. سپس با توجه به روش تشخیص، اطلاعات فرد در سیستم ثبت می شود. به طور مثال در روش اثر انگشت، اثر انگشت فرد به طور دقیق اسکن شده و در سیستم ثبت می شود.

سپس هر بار که فرد انگشت بزند، ورود و خروجش در سیستم ثبت می شود. امروزه این تجهیزات دارای کاربردهای جانبی دیگری هم هستند. به طور مثال، میزان مرخصی افراد، محاسبه دستمزد و … از سایر ویژگی های مثبت این دستگاه ها است.

استخراج اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب ممکن است به روش های مختلفی صورت بپذیرد. ولی متداول ترین روش برای استخراج اطلاعات و انتقال آن به کامپیوتر، استفاده از فلش مموری است. همچنین انتخاب نحوه تشخیص هویت با توجه به نوع نوع کاربری ممکن است متفاوت باشد. به طور مثال در برخی کارخانه ها و کارگاه ها که کارگرها با مواد شیمیایی کار می کنند، اثر انگشت افراد غیرقابل تشخیص می شود. که در این موارد استفاده از روش کارتی مناسب تر است.